Les risques d’intégrité auxquels peut être confrontée une organisation varient considérablement d’un type d’organisation à un autre. Les risques dépendent en particulier de l’envergure et de l’étendue des relations entre une organisation et ses clients ou d’autres acteurs. Les Organismes de Bassin Fluviaux (OBF) font face à des risques d’intégrité particuliers en raison de leur rôle unique dans la gestion intégrée des ressources en eau, et de leur position au cœur d’un réseau complexe d’acteurs de bassin.
Afin d’évaluer et de combattre efficacement ces risques, WIN, CEWAS et l’Organisme de basin de la ville de Brantas (Perum Jasa Tirta-1, en abrégé PJT-1) ont entrepris d’élaborer conjointement une Boite à outils de gestion de l’intégrité, destiné aux Organismes de bassin.
Qu’est-ce qu’une Boite à outils de gestion de l’intégrité et comment peut-elle aider?
Cette boîte à outils constitue une démarche de renforcement des capacités ayant pour but d’aider les organisations à évaluer les risques d’intégrité de leur modèle de gestion et d’initier un processus de changement pour réduire les risques liés à la gouvernance et à la corruption qui affectent leurs activités sur le long terme. La boîte à outils est une approche pratique, développée grâce aux contributions d’acteurs issus de diverses organisations et portant sur les risques auxquels ils sont confrontés. Ces contributions sont le fruit d’expériences vécues. Par ailleurs, les acteurs proposent des idées pour remédier aux risques encourus.
L’approche de la boîte à outils de gestion de l’intégrité a été développée à l’origine pour lutter contre les risques encourus par une organisation ou un système fermé. Cependant, les Organismes de bassin, de par leur nature, dépendent et interagissent avec un réseau d’acteurs de bassin et les risques auxquels ils sont confrontés sont souvent liés à ces interactions externes. Le défi de l’adaptation de la nouvelle boîte à outils de gestion de l’intégrité est d’aborder efficacement ces facteurs externes, tout en restant pratique et utilisable par les responsables de processus au sein des organismes de bassin.
Pour que la boîte à outils soit complète et applicable, une évaluation des risques réels et des instruments potentiels d’atténuation est essentielle. L’expérience des services d’eau du Kenya a servi de base à l’élaboration de l’approche. La boîte à outils de gestion de l’intégrité a ensuite été adaptée pour les petites et moyennes entreprises (PME) du secteur de l’eau à partir des expériences de PME zambiennes. Elle est par ailleurs en cours d’adaptation pour les systèmes d’eau gérés par les communautés, toujours sur la base de l’expérience Kenyane.
L’expérience de PJT-1 dans l’organisme de basin de Brantas dans la province du Java orientale en Indonésie, sert de base pour l’adaptation de l’outil aux organismes de basin. PJT-1 est un organisme de bassin public actif dans cinq basins dans les iles de Java et Sumatra. WIN, CEWAS et PJT-1 on organisé un atelier à Malang en Indonésie, du 20 au 22 avril 2015 avec pour objectif d’identifier les risques d’intégrité fréquents dans le bassin de Brantas et d’évaluer les outils de promotion de l’intégrité.
A quels types de risques d’intégrité sont confrontés les organismes de bassin?
Les participants à l’atelier de Malang ont développé une analyse en réseau en utilisant la méthodologie de la cartographie des risques TRP (Transparence, Redevabilité, Participation) pour aboutir à un premier aperçu des risques. Cela s’est fait en plus de l’analyse classique du modèle de gestion de la boîte à outils de gestion de l’intégrité. Ils ont également procédé à un bref aperçu du cadre juridique, à la lumière de récents changements brusques de politique.
L’analyse en réseau a été particulièrement utile pour l’identification des problèmes liés aux acteurs externes et aux interactions avec ceux-ci. Généralement, les services publics et les PME sont confrontés à de nombreux risques opérationnels et organisationnels (gestion des finances, des ressources humaines et des biens …). Par exemple, certaines organisations sont confrontées au risque que les entrepreneurs exécutent mal les travaux ou usent de connivence pour gonfler les prix ou pour s’arroger les contrats lors des processus de passation de marchés. La manipulation de documents, l’utilisation abusive des postes de décision, le manque de transparence dans le recrutement sont également possibles. Les autres Organismes de bassin à travers le monde sont tout aussi vulnérables à ces risques. En outre, ils sont confrontés à un ensemble de risques du fait qu’ils interagissent avec des acteurs variés et divers. L’analyse en réseau effectuée lors des ateliers de Malang a permis de révéler ces risques dans le cas de PJT-1.
Les participants à l’atelier organisé en Indonésie, avril 2015
Instruments pour minimiser les risques d’intégrité
Il existe divers instruments d’intégrité dans les adaptations pour les services publics ou les PME. Beaucoup d’entre eux sont applicables à d’autres organisations, en particulier dans le cadre de la lutte contre les risques opérationnels dans la gestion des procédures financières ou dans la gestion en générale. Quelques exemples incluent l’élaboration d’un manuel de procédures comptable et financière :
- Listes noiresou listes blancheset contrôle diligent des fournisseurset sous-traitants
- Liste de contrôlepour les audits
- Codes de bonne conduite
- Comptabilité électronique, passation de marchés électronique
- Systèmesde gestion des plaintes introduites par les clients(internes ou externes)
- Formationàl’intégrité(interne ou pour les entrepreneurs,générale ouspécifiqueauxprocessus à haut risquetels que la passation de marchés)
- Processus de suivides performanceset dela satisfaction du personnel
- Critères et politiquede recrutement
- Spécificationdes normesdans les contrats
- Procédures d’exploitation normalisées
- Pactes de développement de l’eau
- Processus deprotection des lanceurs d’alerte
De nouveaux instruments qui pourraient être développés comprennent:
- Les visitesdes acteursouprocessus d’engagement
- L’analyse comparative à l’aide d’Indicateurs-Clés de Performance (ICP)
- Les rapports annuels
- La certification ISO
- Les accords de niveau de service
Prochaines étapes vers l’élaboration d’une boîte à outils de gestion de l’intégrité viable pour les OBF
PJT-1 a mis au point une série d’instruments internes pour promouvoir l’intégrité en son sein. L’efficacité de ces instruments sera évaluée avant qu’ils ne soient inclus dans la boîte à outils, le cas échéant.
Pour lutter contre les risques relationnels et externes particuliers auxquels font face les organismes de bassin, de nouveaux instruments devront être développés. S’engager auprès des acteurs externes dès l’entame du processus permettra de soutenir cet élan.
Tous les autres instruments seront ensuite examinés pour leur efficacité et leur pertinence pour les organismes de bassin. Des efforts particuliers seront également faits pour examiner comment l’utilisation d’instruments de gestion de l’intégrité peut être intégrée dans d’autres processus de gestion tels que les procédures ISO.
Enfin, la nouvelle adaptation sera ensuite testée par PJT-1 dans le bassin de Brantas. Cette phase de test implique une hiérarchisation des risques, un examen des instruments les plus pertinents et leur mise en œuvre.
Nous publierons d’autres informations sur le processus tout au long de la mise en œuvre de la phase de test, avant de partager la version finale testée de la nouvelle boîte à outils des organismes de bassin.
Partagez vos points de vue sur le processus et les instruments qui pourraient être utilisés pour lutter contre les principaux risques d’intégrité dans les commentaires ci-dessous! Nous serons heureux de connaitre vos opinions sur la manière de gérer l’intégrité avec plus d’efficacité dans les Organismes de bassin.
Atelier sur la Boite à outils de gestion de l’intégrité: l’identifier les risques pour les organismes de bassin.